ส่วนของจดหมายคืออะไร

คุณอาจคิดว่าจดหมายไม่ได้มีน้ำหนักเท่ากับเมื่อสองสามปีที่แล้วอย่างไรก็ตามแม้จะมีเทคโนโลยีเกิดขึ้น แต่จดหมายก็ยังคงเป็นวิธีการสื่อสารที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดในหลาย ๆ ครั้ง ในความเป็นจริงเมื่อวัตถุประสงค์คือการร้องขอหรือการนำเสนออย่างเป็นทางการจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องทราบว่าส่วนต่างๆของจดหมายคืออะไรและจะพัฒนาแต่ละส่วนอย่างไร

ไม่ว่าคุณต้องการเขียนจดหมายในรูปแบบดั้งเดิม (นั่นคือบนกระดาษ) หรือหากคุณต้องการเขียนจดหมายในรูปแบบดิจิทัลในบทความ HOWTO ต่อไปนี้เราจะแบ่งปันทุกสิ่งที่คุณควรรู้เกี่ยวกับเรื่องนี้กับคุณ เราอธิบายว่ามีการ์ดประเภทใดบ้างและ ส่วนของจดหมายคืออะไร เพื่อให้คุณสามารถพัฒนาข้อความของคุณได้อย่างถูกต้อง รับทราบ!

ดัชนี

1. ประเภทของตัวอักษร
2. บางส่วนของจดหมายที่ไม่เป็นทางการ
3. ส่วนของจดหมายทางการ
4. ส่วนต่างๆของจดหมายธุรกิจ
5. บางส่วนของจดหมายเป็นภาษาอังกฤษ

ประเภทของตัวอักษร

การ์ดสามารถแบ่งออกเป็นประเภทและสไตล์ที่แตกต่างกันอย่างไรก็ตามเกือบจะแตกต่างกัน จดหมายที่เป็นทางการและจดหมายที่ไม่เป็นทางการ:

จดหมายทางการ

จดหมายที่เป็นทางการคือจดหมายที่เป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจแรงงานหรือวิชาชีพสถาบันการเมืองวิชาการหรือการบริหารและอื่น ๆ เสียงของผู้ส่งคือ จริงใจและเป็นทางการ และโดยปกติจะดำเนินการเมื่อคุณต้องการร้องขอคำขอบคุณการนำเสนอคำแนะนำการเรียกร้องการลาออกหรือเพียงเพื่อเปิดเผยข้อมูลเฉพาะที่น่าสนใจ จดหมายประเภทนี้ช่วยให้สามารถสื่อสารระหว่างบุคคลที่โดยทั่วไปไม่รู้จักกันเป็นการส่วนตัวดังนั้นคุณต้องรักษาระยะห่างและใช้ความระมัดระวังในการเขียนซึ่งควรให้ความเคารพสุภาพและจริงใจ

ในกรณีที่ระยะห่างระหว่างผู้รับและผู้ส่งมากขึ้นเราจะพูดถึง จดหมายที่เป็นทางการมากสิ่งที่พบเห็นได้ทั่วไปเมื่อเรากล่าวถึงผู้คนในตำแหน่งระดับสูง (ผู้อำนวยการสถาบันหรือประธานของรัฐบาล) ภายในจดหมายที่เป็นทางการเราจะพบจดหมายสั่งซื้อจดหมายเรียกร้องจดหมายลาออกการเลิกจ้าง ฯลฯ

จดหมายที่ไม่เป็นทางการหรือเป็นภาษาพูด

จดหมายที่ไม่เป็นทางการคือสิ่งที่ พวกเขาถูกส่งไปยังคนที่เชื่อถือได้, ครอบครัว, เพื่อน, หุ้นส่วน ฯลฯ ภาษาที่ใช้ในจดหมายประเภทนี้มีความอบอุ่นเป็นมิตรและสนทนาได้มากเนื่องจากบริบทมีความใกล้ชิด ในจดหมายที่ไม่เป็นทางการหรือเป็นภาษาพูดผู้ส่งและผู้รับรักษาความสัมพันธ์ที่ใกล้ชิดกันมากขึ้นดังนั้นแนวคิดของจดหมายภาษาและเนื้อหาจึงเปิดกว้างและหลากหลายกว่ามาก

ในบรรดาจดหมายที่ไม่เป็นทางการเราพบจดหมายวันเกิดจดหมายไว้อาลัยขอบคุณขอแสดงความยินดี ฯลฯ

จดหมายข้อมูล

แม้ว่าเราจะแยกประเภทของจดหมายออกเป็นทางการและไม่เป็นทางการ แต่ก็ควรเน้นบางประเภทด้วยเช่นกัน จดหมายให้ข้อมูลหรือที่เรียกว่า วงกลมเป็นประกาศที่ส่งในรูปแบบเดียวกันไปยังบุคคลอื่น จดหมายประเภทนี้พบได้ทั่วไปทั้งในระดับวิชาการและระดับสถาบันหรือระดับธุรกิจเนื่องจากเป็นเครื่องมือโฆษณาชวนเชื่อที่มีประสิทธิภาพในการเผยแพร่การปรับเปลี่ยนการเปลี่ยนแปลงหรือผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ ขอบคุณจดหมายข้อมูลข้อมูลสำคัญถูกเปิดเผยเพื่อความรู้ของผู้รับ

จดหมายธุรกิจ

สิ่งสำคัญคือต้องกล่าวถึงจดหมายธุรกิจซึ่งเป็นสื่อที่เกี่ยวข้องกับ การค้าหรือการดำเนินธุรกิจไม่ว่าจะเป็นการขายการโฆษณาหรือการเคลื่อนไหวภายในอื่น ๆ ของ บริษัท (การสมัครงานการรับทราบการรับเงินการขอสินเชื่อหรือการเรียกเก็บเงิน ฯลฯ ) ภาษาของจดหมายประเภทนี้อยู่เสมอ เป็นทางการและจริงใจ.

บางส่วนของจดหมายที่ไม่เป็นทางการ

จดหมายที่ไม่เป็นทางการคือจดหมายที่ส่งถึงบุคคลที่รู้จักและคุณมีความสัมพันธ์ใกล้ชิดกับใคร ความแตกต่างพื้นฐานระหว่างจดหมายที่ไม่เป็นทางการและจดหมายที่เป็นทางการก็คือในอดีตไม่ต้องการสูตรที่เอื้อเฟื้อหรือโครงสร้างเชิงตรรกะของเนื้อหาซึ่งเป็นกรณีของจดหมายที่เป็นทางการ เอกสารที่ไม่เป็นทางการแสดงถึงความใกล้ชิดและความอบอุ่นระหว่างผู้ส่งและผู้รับแม้ว่าแน่นอนว่าเนื้อหาของจดหมายจะต้องเป็น เขียนและแก้ไขได้ดี.

แม้ว่าจดหมายที่ไม่เป็นทางการจะไม่เป็นไปตามกฎดังกล่าว แต่สิ่งสำคัญคือต้องเพิ่มส่วนพื้นฐานบางประการ:

วันที่

การระบุวันที่ที่เขียนจดหมายจะช่วยให้ผู้รับสามารถค้นหาตัวเองได้โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าจดหมายถูกดึงมาหลายปีต่อมาและอ่านซ้ำ

สูตรการทักทายเริ่มต้น

ผ่านการทักทายเริ่มต้นจะทราบระดับความใกล้ชิดระหว่างผู้ส่งและผู้รับ ในจดหมายที่เป็นทางการคุณสามารถเริ่มต้นด้วยคำทักทายที่แสดงความรักเช่น "Dear Pablo" หรือคุณสามารถพูดกับผู้รับในลักษณะเดียวกับที่คุณใช้ในการสนทนาทางโทรศัพท์หรือทางกายภาพเช่น "สวัสดี Pablo!" หรือ "คุณเป็นอย่างไรมาเรีย" นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้ชื่อเล่นหรือคำที่แสดงความรักอื่น ๆ เพื่อกำหนดตัวคุณได้

เนื้อหาของจดหมาย

หลังจากคำทักทายเริ่มต้นควรพัฒนาเนื้อความของจดหมายนั่นคือข้อความเองซึ่งอาจนานตราบเท่าที่ผู้เขียนตัดสินใจ อย่าลืมใช้ภาษาที่ใกล้ชิดและอบอุ่น แต่ยังจริงใจ ในจดหมายที่ไม่เป็นทางการไม่จำเป็นต้องทำตามคำสั่งที่กำหนดขึ้นและขอแนะนำให้ใช้ a วิธีการชั่วคราวมากขึ้นเช่นเดียวกับที่จะเกิดขึ้นในการสนทนาจริง

ยิง

เมื่อจดหมายอำลาถูกปิดไม่ว่าจะเป็นแบบไหนก็ตามและด้วยความปรารถนาดีจะถูกส่งไปยังผู้รับ สูตรที่ใช้กันมากที่สุดในจดหมายที่ไม่เป็นทางการ ได้แก่ "A kiss" "A hug" "ด้วยความเสน่หา" "แล้วพบกันเร็ว ๆ นี้" หรือ "คำทักทาย" เป็นต้น

องค์ประกอบอื่น ๆ

นอกเหนือจากส่วนพื้นฐานเหล่านี้หลังจากการอำลาแล้วองค์ประกอบอื่น ๆ อาจปรากฏขึ้นเช่นลายเซ็นของผู้ส่งหรือแม้แต่คำบรรยายที่รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องบางส่วนซึ่งถูกลืมในระหว่างการเขียนข้อความหลัก

ส่วนของจดหมายทางการ

จดหมายทางการไม่เหมือนทางการใช้ก โครงสร้างคอนกรีตและความแตกต่าง ที่ต้องใช้เพื่อรักษาลำดับตรรกะในการเขียนข้อความซึ่งจะอำนวยความสะดวกในการอ่านของผู้รับ นอกจากนี้ขอแนะนำให้สร้างแนวทางเบื้องต้นหรือแบบร่างที่ช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูลและข้อมูลที่คุณต้องการนำเสนอตามลำดับที่ชัดเจน โปรดจำไว้ว่าจดหมายที่เป็นทางการต้องมี คุณภาพในการเขียนสูงขึ้นตลอดจนปฏิบัติตามกฎความถูกต้องและการสะกดคำที่เหมาะสมและอยู่บนพื้นฐานของลำดับความเรียบง่ายความชัดเจนและเหนือสิ่งอื่นใดคือความสุภาพ

หัวจดหมาย

หัวจดหมายเป็นส่วนที่แตกต่างกันของจดหมายทางการที่มีลักษณะเป็นส่วนตัว ใช้เพื่อรวมรายละเอียดของผู้ส่งไว้ก่อนเพื่อให้ผู้รับทราบล่วงหน้าว่าใครเป็นคนเขียน ข้อมูลเหล่านี้ต้องอยู่ในไฟล์ บนซ้าย และต้องระบุชื่อ บริษัท หรือบุคคลที่อยู่หมายเลขโทรศัพท์และอีเมลเป็นอย่างน้อย

ผู้รับ

ในหลาย ๆ ครั้งโดยเฉพาะอย่างยิ่งในธุรกิจการเพิ่มรายละเอียดของผู้รับเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้จดหมายไปถึงบุคคลที่ถูกต้อง สำหรับสิ่งนี้ขอแนะนำให้ทำตามสไตล์ฝรั่งเศสซึ่งจะมีการระบุชื่อของบุคคลที่จดหมายถึงตำแหน่งของพวกเขาและแม้แต่ บริษัท ตามด้วยที่อยู่ที่จดหมายถูกส่งไป

วันที่

ควรอยู่ที่ด้านบนของจดหมายทางด้านขวาใต้ผู้รับ สูตรปกติคือการเริ่มต้นด้วยชื่อเมืองหรือเมืองที่เขียนตัวอักษรตามด้วยวันเดือนและปี

หัวข้อ

ในการใช้ความสุภาพความเคารพและการปฏิบัติที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญที่หัวเรื่องจะปรากฏในจดหมายนั่นคือส่วนที่จะเริ่มต้นข้อความ โดยทั่วไปจะใช้ "Dear or Dear", "Distinguished Sir ... " หรือ "Your Excellency" ซึ่งสามารถย่อได้ว่า "Your Excellency" การรักษาทุกช่วงสามารถรวมสูตรโปรโตคอลมารยาทที่แตกต่างกันได้ แต่กฎหลักคือต้องเป็น เคารพสุภาพและเป็นมิตร เมื่อกล่าวถึงผู้รับ

บทนำ

ในการแนะนำคุณจะกำหนดผู้รับข้อมูลในบริบทและจูงใจให้เขารับข้อมูลด้วยวิธีที่น่าพอใจและอ่อนโยนโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นข่าวเชิงลบ ในทางกลับกันการแนะนำจะช่วยให้คุณสร้างความผูกพันกับคนที่คุณเขียนถึงเป็นครั้งแรก สำหรับสิ่งนี้คุณสามารถใช้สูตรต่างๆเช่น "ฉันไม่มีความสุขที่ได้พบคุณเป็นการส่วนตัว แต่ฉันเขียนถึง ... " หากมีความจริงใจระหว่างผู้ส่งและผู้รับอยู่แล้วสามารถละเว้นบทนำและไปที่เนื้อหาของข้อความได้โดยตรง

เนื้อหาข้อความ

ในส่วนกลางของข้อความนี้ควรปรากฏขึ้น หัวเรื่องหลักของจดหมายไม่ว่าจะเป็นการร้องขอข้อมูลคำขอบคุณ ฯลฯ ส่วนของร่างกายเป็นส่วนที่ใหญ่ที่สุดของตัวอักษรและเป็นที่ที่ข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดควรปรากฏ ขอแนะนำให้จบข้อความด้วยไฟล์ สรุปจดหมายโดยรวมก่อนปิดหรืออำลา.

อำลาหรือปิด

นี่คือสูตรที่ผู้ออกโดยใช้ความสุภาพมากขึ้นแสดงความปรารถนาดีต่อผู้อ่านด้วยความจริงใจ โดยทั่วไปคำปิดท้ายจะเขียนโดยบุคคลที่สามโดยใช้สำนวนเช่น "ขอแสดงความนับถือ" "กล่าวคำอำลา" "คำทักทายอย่างจริงใจ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" เช่นเคยในส่วนประเภทนี้ขอแนะนำให้ใช้ ความกระชับในการแสดงออก.

บริษัท

ในส่วนสุดท้ายของจดหมายเราต้องใส่ทั้งชื่อนามสกุลและลายเซ็นหรือลายเซ็นของผู้ออก นอกจากนี้หากจดหมายเป็นของงานวิชาชีพนักวิชาการสถาบันหรือสาขาการบริหารอาจรวมตำแหน่งของผู้ออกจดหมายด้วย ลายเซ็นจะนำหน้าด้วยตัวย่อ "Signed" (เซ็นชื่อ) และโคลอน

หากคุณต้องการข้อมูลโดยละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการโปรดไปที่บทความ HOWTO อื่น ๆ นี้

ส่วนต่างๆของจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจเป็นไปตามโครงสร้างเฉพาะตามความต้องการและหน้าที่ของจดหมายฉบับนั้น ภาษาของจดหมายประเภทนี้เป็นทางการเนื่องจากเป็นจดหมายที่ตรงกับสาขาธุรกิจหรือแรงงาน:

หัวจดหมาย

เป็นจดหมายธุรกิจพื้นฐานเนื่องจากเป็นหัวข้อที่ผู้รับจะได้รับข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับบุคคล บริษัท หรือ บริษัท ที่ต้องการจดหมาย มันจะถูกวางไว้ด้านบนเสมอ

ส่วนสำคัญ

เช่นเดียวกับในจดหมายที่เป็นทางการส่วนหลักมีความโดดเด่นในหลายส่วนที่ต้องสะท้อนถึง:

• สถานที่และวันที่
• ผู้รับ
• หัวข้อ
• เนื้อหาข้อความ
• อำลาและลายเซ็น

ภาคผนวก

หลังจากจดหมายธุรกิจคุณสามารถเพิ่มภาคผนวกหรือส่วนรองได้นั่นคือเอกสารที่น่าสนใจใด ๆ ที่อ้างถึงก่อนหน้านี้ในเนื้อหาของข้อความ

หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเขียนส่วนหัวของจดหมายธุรกิจอย่างไรในบทความอื่น ๆ นี้เราขอเสนอข้อมูลเพิ่มเติมให้คุณ

บางส่วนของจดหมายเป็นภาษาอังกฤษ

ในการเขียนไฟล์ จดหมายทางการในภาษาอังกฤษ คุณต้องคำนึงถึงส่วนที่แบ่งออกและใช้สูตรตามปกติ หลักเกณฑ์และแนวทางปฏิบัติเป็นพื้นฐานและเอกสารส่วนใหญ่ที่ส่งไปยังต่างประเทศไม่ว่าจะเป็น บริษัท มหาวิทยาลัยหรือสถาบันอื่น ๆ จะต้องใช้ภาษาที่เป็นทางการและเป็นภาษาอังกฤษด้วย

หัวจดหมาย

ในนั้นข้อมูลของเราหรือของผู้ส่งจะต้องถูกวางไว้ (ชื่อ - นามสกุลโทรศัพท์อีเมล ฯลฯ ) หัวจดหมายของผู้ส่งจะต้องอยู่ที่ส่วนบนขวาในขณะที่ข้อมูลของผู้รับจะต้องอยู่ทางด้านซ้าย ในภาษาอังกฤษเมืองนี้เขียนด้วยอักษรตัวพิมพ์ใหญ่ตราบเท่าที่ไม่มีภูมิภาคที่สูงกว่าหรือสำคัญกว่าเนื่องจากในกรณีนี้ภูมิภาคจะเป็นตัวพิมพ์ใหญ่และเมืองเป็นตัวพิมพ์เล็ก ใต้เมืองรหัสไปรษณีย์ควรปรากฏขึ้น

วันที่

วันที่ที่ถูกต้องจะต้องปรากฏใต้หัวจดหมาย สูตรที่ถูกต้องคือเดือนแรกตามด้วยวันและสุดท้ายของปี กฎอีกประการหนึ่งคือวันที่จะต้องเขียนด้วยเลขลำดับดังนั้นจึงไม่ใช่วันที่ 1 แต่เป็นวันแรก ตัวอย่าง: 6 พฤศจิกายน 2019

ผู้รับ

ด้านล่างวันที่ แต่ทางด้านซ้ายชื่อของบุคคลหรือ บริษัท ที่จดหมายระบุถึงควรปรากฏ ข้อมูลนี้จะถูกวางเป็นกลุ่มเช่นเดียวกับหัวจดหมาย

หัวข้อ

เช่นเดียวกับในภาษาสเปนคำนี้เป็นวลีสั้น ๆ ที่มีมารยาทและมีการปฏิบัติต่อผู้รับอย่างเหมาะสม สูตรที่พบบ่อยที่สุดคือ Sir หรือ Madam เช่นกันนายหรือนางในกรณีของคนที่แต่งงานแล้วหรือ Ms. และ Miss ในกรณีของคนโสดให้บวกนามสกุล คุณสามารถใส่ "Dear Sir" หรือ "Dear Madam" ได้ด้วย

บทนำ

ผ่านบทนำคุณจะได้บริบท เหตุผลในการส่งสิ่งนี้. คุณสามารถเขียนนิพจน์ทั่วไปเป็นภาษาอังกฤษได้ แต่อย่าลืมใช้ปัจจุบันต่อเนื่องและหลีกเลี่ยงคำย่อ คำนำที่ดีคือ "ฉันเขียนเพื่อสอบถามเกี่ยวกับ ... " (ฉันเขียนเพื่อแจ้ง / สอบถาม) "With reference to you letter of ... " (หมายถึงงานเขียนของคุณหรือจดหมายของคุณจาก ... ) หรือ " ฉันยินดีที่จะแจ้งให้คุณทราบ "(ฉันยินดีที่จะแจ้งให้คุณทราบ)

เนื้อหาข้อความ

มันเกี่ยวกับตัวข้อความเองข้อความเอง เนื้อหาของข้อความเช่นเดียวกับภาษาสเปนต้องเป็นไปตามกฎโครงสร้างพื้นฐานบางประการ ต้องชัดเจนถูกต้องตามหลักไวยากรณ์ตรงไปตรงมาและมีมารยาท

ยิง

ตามแนวโน้มของจดหมายโดยทั่วไปเราต้องปิดจดหมายด้วยความปรารถนาดีต่อผู้รับ คุณสามารถใช้วลีบางประโยคเช่น "ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือ" (ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือ) "ฉันหวังว่าจะได้รับการติดต่อจากคุณ" (ฉันหวังว่าจะได้รับข่าวสารจากคุณ) หรือสูตรที่จริงใจที่ใช้ระหว่าง บริษัท และลูกค้า "ขอแสดงความนับถือ" " ขอแสดงความนับถือ "หรือ" ขอแสดงความนับถือ "

บริษัท

สุดท้ายเช่นเดียวกับตัวอักษรที่เป็นทางการในภาษาสเปนอย่าลืมใส่ชื่อนามสกุลและลายเซ็นหรือลายเซ็นของคุณหลังจากปิดจดหมาย คุณสามารถวางไว้ที่ด้านล่างทั้งทางซ้ายและตรงกลาง

คุณอาจสนใจที่จะเรียนรู้วิธีการเขียนอีเมลเป็นภาษาอังกฤษเนื่องจากกระบวนการทั้งสองมีความคล้ายคลึงกันมาก

หากคุณต้องการอ่านบทความอื่น ๆ ที่คล้ายกับ ส่วนของจดหมายคืออะไรเราขอแนะนำให้คุณเข้าสู่หมวดงานอดิเรกและวิทยาศาสตร์ของเรา