วิธีการเขียนจดหมายเพื่อให้ลูกค้าชำระเงิน

เมื่อร้องขอการชำระเงินจากลูกค้ามาตรการที่เหมาะสมใช้เพื่อสร้างจดหมายที่มีประสิทธิภาพเพื่อส่งถึงพวกเขา จดหมายขอชำระเงินจะใช้เมื่อลูกค้าไม่ชำระใบแจ้งหนี้ภายในวันที่ครบกำหนด ยิ่งลูกค้าใช้เวลาในการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้นานเท่าใด บริษัท ก็จะเขียนจดหมายถึงลูกค้ารายนี้มากขึ้นเท่านั้น ก จดหมายขอชำระเงิน ควรมีความสุภาพชัดเจนและควรให้รายละเอียดเกี่ยวกับการละเมิดที่ลูกค้ากระทำ

ขั้นตอนในการปฏิบัติตาม:

ใช้หัวจดหมายของ บริษัทเนื่องจากมีข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับองค์กรและมักจะดูเป็นทางการมากขึ้น

จดหมายจะต้องส่งถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่ง. ควรมีวันที่ของจดหมายตามด้วยชื่อและที่อยู่ของลูกค้า ระบุชื่อบุคคลนั้นโดยพูดว่า "Dear" ตามด้วยชื่อเต็มของลูกค้า

ระบุวัตถุประสงค์ของจดหมาย จดหมายสำหรับการร้องขอการชำระเงินจะต้องแจ้งวัตถุประสงค์นี้อย่างชัดเจนในตอนต้นของคำขอ ใช้น้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพและใช้คำพูดเชิงบวกที่อบอุ่น

รวมรายละเอียดของหนี้ ระบุวันที่หนี้นี้ได้รับการให้บริการวันที่ครบกำหนดเดิมและจำนวนเงินที่ค้างชำระรวมถึงค่าธรรมเนียมที่ล่าช้า รวมถึงหมายเลขใบแจ้งหนี้ด้วยจึงช่วยให้ลูกค้าค้นหาเอกสารต้นฉบับได้ง่ายขึ้น หลาย บริษัท จะรวมไฟล์ สำเนาใบแจ้งหนี้ตัวจริง ในจดหมายประเภทนี้ แจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับอัตราดอกเบี้ยสำหรับการชำระเงินล่าช้า

สอบถามลูกค้าสำหรับการชำระเงิน ลูกค้าทราบดีว่าสามารถหลีกเลี่ยงค่าธรรมเนียมล่าช้าเพิ่มเติมได้โดยการจ่ายเงินตามจำนวนที่กำหนดภายในระยะเวลาที่กำหนด ให้ลูกค้าโทรหาคุณเพื่อเตรียมการหากพวกเขาไม่สามารถชำระเงินเต็มจำนวนในวันนั้นได้ รวมนามสกุลของหมายเลขโทรศัพท์โดยตรงของคุณหากจำเป็น รวมที่อยู่อีเมลของคุณและเสนอการติดต่อของคุณผ่านแบบฟอร์มนี้หากลูกค้าต้องการ

ขอบคุณลูกค้า. หากชำระเงินเรียบร้อยแล้วขอบคุณลูกค้า ขอบคุณลูกค้าล่วงหน้าสำหรับการส่งการชำระเงินที่รวดเร็ว บอกลูกค้าว่าหากมีคำถามใด ๆ เกี่ยวกับเรื่องนี้พวกเขาไม่ลังเลที่จะโทรหาคุณ

เซ็นชื่อในจดหมาย ลงท้ายจดหมายด้วยการเขียน "ขอแสดงความนับถือ" ตามด้วยชื่อและชื่อของคุณ

หากคุณต้องการอ่านบทความอื่น ๆ ที่คล้ายกับ วิธีการเขียนจดหมายเพื่อให้ลูกค้าชำระเงินเราขอแนะนำให้คุณเข้าสู่หมวดงานอดิเรกและวิทยาศาสตร์ของเรา